Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос). Что подлежит регистрации? Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.
Журналы регистрации документов (приказы, договоры, протоколы, записки). Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией . Регистрация документов с целью их учета, контроля за их исполнением. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам. Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно . Журнал регистрации исходящих документов - применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из .
Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются: Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании. Возможность несанкционированного доступа и взлома системы. Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо- версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.
Журнал регистрации входящих документов - применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета . Посмотрите примерный образец журнала регистрации входящих документов - каждая организация имеет право самостоятельно определить его .
Журнал Регистрации Внутренних Документов Образец Скачать Excel
Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям. Такой учет позволяет: Упорядочить переписку. Обеспечить сохранность документов. Контролировать исполнение документов ответственными работниками. Следить за способами отправки корреспонденции.
Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет. Порядок данной процедуры в программе 1. С вы можете посмотреть на следующем видео: Кто и когда его ведет?
Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям. Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис- менеджер. Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров.
Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан). Порядок заполнения. Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий: Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно. На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия. Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность). Затем идут собственно страницы для учета документов.
Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы: Номер. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с . Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год. Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю). Краткое содержание.
Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию. Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.